A találkozóra Portóban került sor, online formában, amelynek középpontjában a projekt eredményességének értékelése, valamint a jövőbeli tevékenységek és határidők tervezése állt.
Az V. Nemzetközi Innovato-R találkozóra a portugáliai Portóban került sor 2020. október 28. és 30. között, Covid-19 járványra való tekintettel online formában.
A nemzetközi találkozót azért szervezték, hogy figyelemmel kísérjék a projekt eredményeit, az elért eredmények összhangját a kezdeti elvárásokkal, a jövőbeni tevékenységek és határidők tervezését, valamint a felmerült problémák kezelését és megoldását, illetve az ebből következő megfelelő döntések meghozatalát.
A partnerek tematikus workshopokon és konferenciákon cseréltek tapasztalatokat annak érdekében, hogy eredményeket közösen fogalmazzák meg, ezzel is tovább fejlesztve saját helyi akcióterveiket.
A videokonferencián Torinó, mint vezető partner mellett Porto, Kolozsvár, Murcia, Rotterdam, Veszprém és Párizs képviselői vettek részt.
A rendezvény egyes szekcióit Fabio Sgaragli, az Innovato-R hálózat vezető szakértője moderálta.
A köszöntő ülést Catarina Araújo, Porto HR-tanácsosa nyitotta meg. Az esemény házigazdái Fabrizio Barbiero, az Innovato-R projekt menedzsere és szakértő társa Pietro Elisei voltak.
Az első nap programja az Innovato-R Sprint Retrospective nevű blokkal folytatódott, mely valamennyi Innovato-R partner és résztvevő bevonásával zajlott.
Egy interaktív digitális táblára minden résztvevő írhatott javaslatokat, megjegyzéseket. Ez a programpont nagyon népszerű volt, mely során sok ötletet sikerült összegyűjteni.
A második nap az Innovato-R nyertesek bemutatkozásával kezdődött: partnerenként egy-egy csapat projektjének prezentációja következett Fabio Sgaragli és Pietro Elisei facilitálásával.
Kolozsvár az önkormányzat havi bérszámfejtés folyamatának digitalizálásáról szóló projektjét mutatta be, létrehozva egy olyan automatikus rendszert, amely lehetővé teszi az adatátvitelt egy már létező személyi fiókba, amely lehetőség az önkormányzat valamennyi alkalmazottja számára elérhető.
A javaslatot Horatiu Pop mutatta be, akinek ötletét az önkormányzat az elmúlt két hónap során meg is valósította („Milyen egyszerű ötlet és mekkora előnyt jelent”).
Párizsban az Innovátor nyertesek a „Közalkalmazottak digitális képzése” című pályázattal arattak sikert, mely a helyi önkormányzatok felkészítéséről szólt a digitális kérdések kezelése kapcsán.
A Globális Digitális Képzési Programban a helyi önkormányzat valamennyi szintje bevonódott. Az ügyintézők, akik közvetlen kapcsolatban állnak a lakosokkal, a középvezetés, az lakossági ügyekkel foglalkozó osztályok munkatársai, illetve azok, akik részt vesznek a digitalizációs folyamatok alakításában, valamint a felső vezetés (digitális stratégiák kialakítása). Az egyes szintek munkatársainak meg kell osztania az ismereteit a digitális kérdésekről. A projektben nagyon fontos volt, hogy az érdekelt feleket bevonják a digitális képzési folyamatba.
Murcia győzteseinek bemutatója a Helyi Rendőrséghez, valamint a második interakciós szinthez kapcsolódott. 62 javaslat érkezett be, melyből összesen 38-at vettek figyelembe. Néhány javaslatot eleve elutasítottak a magas költségvetés miatt. Az egyes akciók kiválasztásának folyamata során komoly viták alakultak ki, elsősorban az egyes projektek összköltsége, időtartama, összetettsége, valamint a konszenzus és a motivációs tényezők miatt.
Porto Innovato-R csapata azt a kérdést tette fel: „Hogyan javíthatjuk és adaptálhatjuk jelenlegi munkafolyamataink eljárásrendjét gyorsabb, transzverzálisabb és egyszerűbb módon az önkormányzati részlegek között?”.
A javasolt megoldások pedig a következők voltak: facilitátorok kiemelt szerepe, alkalmazottak portálja, technológiai beruházások és HR-rel kapcsolatos képzések/fejlesztések, valamint jó gyakorlatok kézikönyv. Ez jól működő belső hálózatokat, illetve szinergiákat hoz létre az önkormányzat által biztosított szolgáltatások között.
ÁBRA fordítása: Várható eredmények: az erőforrások és az időráfordítás optimalizálása; az egyes osztályok közötti kommunikáció erősítése; az alkalmazottak, valamint a lakosság tapasztalatainak bevonása a fejlesztésbe; jó gyakorlatok megosztása a munkafolyamatok fejlesztése során.
Rotterdam egy digitális innovációs platformot mutatott be, amely ötleteket oszt meg az innovátorok között, egy integrált megközelítésű összefüggő nagy rendszer formájában.
ÁBRA fordítása: az integrált megközelítéshez kapcsolódó öt terület: energia, klímaadaptáció, egészségügyi ellátás, társadalmi, mobilitás
A torinói Innovato-R nyerteseket Fulvia Mantino mutatta be, aki egy olyan projektet ismertetett, mely a szociális szolgáltatásokról és a társadalmi befogadásról szól. A projekt a szolgáltatói központ tereinek újragondolására összpontosít, megpróbálva leküzdeni a kirekesztés érzését, és létrehozni a társadalmi befogadás valódi pólusát.
Ehhez: „Első lépésben a szolgáltatások identitásának és kommunikációjának újragondolásával kell kezdenünk. Alapvető fontosságú a szolgáltatás átláthatóságának, humanizálásának, informalitásának kommunikálása, és ezzel egyidejűleg nagyobb részvétel elérése a szolgáltatást igénybe vevők körében”.
A helyiségek stílusának javítása érdekében úgy döntöttek, hogy főként a főiroda bejárati ajtajait gondolják újra.
És végül, de nem utolsó sorban Veszprém.
Veszprém képviseletében Török Ágnes beszélt arról, hogy az ülőmunka negatív hatásai kapcsán saját magán kísérletezett. Így született meg „Tornaterem a munkahelyen” elnevezésű ötlete.
„Ha valaki 8 órán keresztül folyamatosan dolgozik (pl. ülőmunkát végez), az számos problémát okozhat" - mondta Török Ágnes. Innovatív megoldási javaslata egy tornaterem létrehozása volt a munkahelyeken, továbbá egy mindenki számára biztonságos edzésterv kialakítása, amelyet a vezetés nyitott, rugalmas és támogató hozzáállása követett.
„Egy tornaterem, ahol a munkavállaló egy 20 perces átmozgató gyakorlatsort nem a nap egy meghatározott időpontjában tud végezni, hanem lehetőség nyílik arra, hogy a nap folyamán akkor tegye ezt meg valaki, amikor szüksége van rá, munkaidőben, előzetes foglalással egy digitális foglalási rendszer segítségével” - összegezte Török.
ÁBRA fordítása:
Várható eredmények
Munkavállalók számára:
- munkavállalók jól-létének javítása
- a fiatalos, aktív és kielégítő életmód hosszan tartó megőrzése
- a gerinc és egyéb belgyógyászati degeneratív betegségek megelőzése
Munkáltatók számára:
- munkavállalók lojalitásának növelése
- betegszabadságban töltött napok számának mérséklése
- a munkahelyi stressz csökkentése
A második nap délelőtti szekcióját az Innovato-R Talks Fireside zárta, egy beszélgetés Philipe Araújo-val, Porto alpolgármesterével és Rui Coutinhóval (PBS).
Október 30-át, vagyis az utolsó napot, az Innovato-R belső találkozójának szentelték. Porto városának javaslatára a délelőtt egy játékkal kezdődött, amelyben valamennyi partnerváros részt vett. Ezután a partnervárosokat felkérték, hogy számoljanak be a projektek aktuális állapotáról, illetve a Covid-19 járvánnyal kapcsolatos helyzetről.
Murcia városa felhívta a figyelmet az Innovato-R projekt második ciklusának végére. A spanyol város Covid-fertőzöttsége alacsony, de lezárásokat vezettek be, amely nem engedi, hogy az emberek speciális okok nélkül a városon kívülre költözzenek. A munkahelyek többségén, különösen a közigazgatásban, online irányítású munkavégzés zajlik, az alkalmazottak távmunkában dolgoznak. Az iskolák nyitva vannak.
Párizs egész novemberben zárva tart, az iskolák azonban nyitva vannak. Minden egyeztetést online bonyolítanak. Mivel az önkormányzati választásokat elhalasztották, a hivatalban lévő jelenlegi tanács a mandátuma végén jár, ezért a sürgős eseteken és a szükségszerű adminisztratív jellegű ügyeken kívül nem hoz programszerű döntéseket. A döntéshozatal ezáltal patthelyzetben van. Az Innovato-R projektek szempontjából négyet választottak ki. Ebből kettő a digitalizációval kapcsolatos. Az egyik a digitális képzési program. A másik Párizs két különböző közigazgatási szintje közötti információátadásról szól. A digitális képzési program 2021 elején indul. A másik program az IT-részleg többletmunkája (a közalkalmazottak távmunkájával kapcsolatos problémák megoldása) miatt szüneteltetésre került.
Kolozsvár a Covid-19 járvány tekintetében kritikus helyzetben van. Az iskolák zárva tartanak, de más típusú bezárásokat még nem vezettek be. A közigazgatásban a munkavégzés továbbra is a hivatalok falain belül zajlik. A fertőzéstől való félelem miatt az Innovato-R projektekkel kapcsolatban azonban nem lehetett fizikai találkozókat szervezni, így a projekt költségvetését tekintve felül kellett vizsgálni a nemzetközi utazásokhoz kapcsolódóan a meg nem valósult utazások ügyét. Ebben a helyzetben az elsődleges hangsúly azon volt, hogy videókat, illetve különböző anyagokat készítsenek az innovációk helyi szintű támogatása érdekében.
Veszprémben a Covid-19 fertőzöttség folyamatosan növekszik. Jelenleg csak a pub-ok és éttermek este 11 óra utáni bezárása van bevezetve, de további korlátozó intézkedések várhatók. 2020 februárja óta összesen két találkozót sikerült megtartani az innovációs projektekről, az előkészítés ettől függetlenül is folytatódik.
Portóban 2020 februárja óta a közigazgatásban az egyeztetések 99% -ban online zajlottak, jelentős többletmunkát eredményezve, mely többek között az Innovato-R projekteket is belassította. Digitális agendat alakítottak ki az innovációs projektek előrehaladásáról, valamint a már elvégzett és a jövőbeli feladatokról.
Rotterdamban részleges lezárások vannak. A kocsmák és éttermek zárva vannak, 20 óra után nem árusítanak alkoholt, nagyobb rendezvényeket nem tartanak meg. Az önkormányzati szféra által az állami alkalmazottak számára biztosított eszközökkel és technológiákkal a távmunkavégzés nagyon jól működik. Az innovátor-közösség gyakran tart online egyeztetéseket, műhelytalálkozókat, előadásokat etc., illetve különböző ötleteket osztanak meg a munkavégzéssel kapcsolatosan egy speciálisan létrehozott digitális platformon.
Torinóban a közalkalmazottak főleg távmunkában dolgoznak, a Covid-19 helyzet a fertőzés növekedése miatt folyamatosan változik. A kialakult helyzet több projektben is csúszásokat okozott. Az elsődleges cél jelenleg annak biztosítása, hogy az innováció állandó gyakorlattá váljon a közigazgatásban, továbbá az innovátorok közösségének kialakítása a városon belül.
Íme néhány dia Oriana Spanò előadásából, Torino városából.
A portói esemény utolsó napján végül a pénzügyi és adminisztratív kérdésekkel kapcsolatos egyeztetésre került sor.
A rendezvény zárásaként Fabrizio Barbiero az alábbiakat emelte ki: „Torinóban a tervek szerint 2021 május végén lesz az utolsó találkozó, amelyre reméljük már személyesen kerülhet sor. Nemcsak a partnervárosok képviselőit, hanem az Urbact program EU-s munkatársait és politikusait is szeretnénk meghívni erre az eseményre, hogy a lehető legnagyobb publicitást kapják projektjeink, továbbá, hogy minél szélesebb körben osszuk meg az elért eredményeket, és reméljük, hogy ezt már személyesen és nem digitálisan tudjuk megtenni, ezért döntöttünk a 2021 május végi időpont mellet.”
Valamennyi résztvevő nagyra értékelte a Porto által létrehozott és megosztott „Booths” elnevezésű digitális platformot, ahova videókat és egyéb anyagokat lehetett feltölteni, hogy a partnervárosok egymás között is megoszthassák ezeket.
Írta: Valeria Tarallo
Eredeti cikk: https://urbact.eu/v-transnational-innovato-r-meeting-porto