Οδηγός του URBACT για καλύτερο συντονισμό των διαδικτυακών συναντήσεων

Το URBACT υποστηρίζει τις πόλεις για να συνεχίσουν τη συνεργασία τους και τους διαδραστικούς τρόπους εργασίας τους παρά την απότομη μετάβαση στη διαδικτυακή εργασία. Ο εμπειρογνώμονας του προγράμματος, Eddy Adams, μας καθοδηγεί μέσω "υποδείξεων και συμβουλών" από ένα νέο σύνολο πηγών του URBACT που ξεκίνησε στις 30 Ιουνίου.

Τα βοηθήματα του URBACT περιέχουν:

•  « Υποδείξεις και συμβουλές », ένα έγγραφο, το οποίο παρέχει καθοδήγηση σχετικά με τα ψηφιακά εργαλεία και αναφέρεται στο εύρος των πλατφορμών που υπάρχουν.
• Μια λίστα αναπαραγωγής στο YouTube, συμπεριλαμβανομένης μιας κινούμενης εικόνας για εικονική διευκόλυνση, 10 συμβουλές για διαδικτυακές συναντήσεις και ένα διαδικτυακό σεμινάριο για την ηλεκτρονική υποβοήθηση.

Καλώς ήλθατε στη διαδικτυακή ζωή: εδώ λειτουργούν διαφορετικά!!

Εάν η ζωή σας είναι ξαφνικά γεμάτη διαδικτυακές συναντήσεις, θα έχετε παρατηρήσει μεγάλες διαφορές από αυτό που έχετε μέχρι τώρα συνηθίσει. Η διάρκεια προσοχής των ανθρώπων είναι μικρότερη. Ο αυθορμητισμός και ο αυτοσχεδιασμός είναι δυσκολότεροι. Η ικανότητα να διαβάζει κανείς τη γλώσσα του σώματος είναι, φυσικά, αδύνατη. Στην πραγματικότητα, χωρίς ενεργοποιημένη κάμερα, δεν γνωρίζετε καν εάν οι συνάδελφοί σας είναι ακόμα εκεί ή όχι.

Σε αυτό το πλαίσιο, τα δίκτυα του URBACT συνεχίζουν να λειτουργούν. Τα διακρατικά δίκτυα έχουν σχεδιάσει γρήγορα νέους τρόπους για να συνεχίσουν τη συνεργασία τους, χρησιμοποιώντας διαδικτυακές πλατφόρμες και εργαλεία. Μέσα στις πόλεις, οι συνεργάτες του URBACT πειραματίζονται με τρόπους για να διατηρήσουν τη δυναμική και τη συμμετοχή των ενδιαφερομένων.

Όλα αυτά είναι πολύ ρευστά, καθώς μαθαίνουμε νέους τρόπους για να σχεδιάζουμε και να υποβοηθούμε τις συνεδρίες. Ο βοηθητικός ρόλος αλλάζει. Συντονιστής; Γνωρίστε «Το Συντονιστή!!»|

Για όλους μας, αυτό ήταν ένα μεγάλο μάθημα. Ίσως ο όρος «μαθησιακός γολγοθάς» είναι μια καλύτερη περιγραφή. Κάποιοι από εμάς είναι σε καλύτερη θέση για να «πλοηγηθούν» σε αυτήν τη διαδικτυακή μετάβαση από άλλους. Η καλή υποδομή, για παράδειγμα, είναι ένας θεμελιώδης παράγοντας, ένας άλλος είναι η συμπεριφορά:. πόσο άνετα αισθάνεστε με την ανάληψη κινδύνων και να πειραματιστείτε δημόσια; Και φυσικά, η τεχνική επάρκεια μπαίνει στο παιχνίδι, παρόλες τις φιλότιμες προσπάθειες των πωλητών πληροφορικής που τονίζουν την εύληπτη φύση των προϊόντων τους.

Το να σχεδιάσετε το πρώτο σας σύνολο διαδικτυακών εκδηλώσεων μπορεί να σας δώσει την μικρή ώθηση που χρειάζεστε προς την επιτυχία.

Για να βοηθήσει με αυτό, το URBACT έχει καταρτίσει τις 10 κορυφαίες συμβουλές του για τον καλύτερο συντονισμό των διαδικτυακών συναντήσεων.

Οι 10 κορυφαίες συμβουλές  για τη διαδικτυακή υποβοήθηση

1. Εστιασμένες συναντήσεις και εκδηλώσεις

Οι ξεκάθαροι στόχοι δημιουργούν πάντα καλύτερες εκδηλώσεις. Αυτό συμβαίνει ιδιαίτερα στο διαδίκτυο, όταν το διάστημα  προσοχής των συμμετεχόντων είναι μικρότερο. Κατά το σχεδιασμό των συνεδριών, να είστε αυστηροί σχετικά με το περιεχόμενο. Αν δεν σχετίζεται άμεσα με τους στόχους, θα καταλήξει στον κάδο των απορριμμάτων.

2. Σχεδιάστε μια καλά οργανωμένη ατζέντα - με ένα σαφές χρονοδιάγραμμα

Ναι, είναι προφανές, αλλά θα χρειαστείτε δύο ατζέντες: μια λειτουργική για εσάς και την ομάδα (πηγαίνουμε σε αυτούς), και μία άλλη για τους συμμετέχοντες. Και ανεξάρτητα από το πόσο καλός συντονιστής είστε, χρειάζεστε βοήθεια με τις διαδικτυακές συνεδρίες. Εμπιστευτείτε μας! Στην πραγματικότητα, ιδανικά, έχετε μια ομάδα τριών ατόμων: κάποιον που συντονίζει τη συνάντηση, έναν συνάδελφο που ελέγχει τι συμβαίνει στο «περιθώριο» (κουτί συνομιλίας, χώρος ερωτήσεων και απαντήσεων κ.λπ.) και έναν «τεχνικό μάγο» που μπορεί να βοηθήσει όταν τα πράγματα πάνε στραβά. Όπως συμβαίνει συχνά…

3. Μικρότερη διάρκειας συνεδρίες - δίνοντας χώρο για λίγη ξεκούραση

Πολλοί από εμάς κάναμε το αρχικό λάθος να διατηρήσουμε την ίδια διάρκεια περιόδου σύνδεσης στο διαδικτυακό περιβάλλον. Αυτό δεν κράτησε πολύ! Τα χρονικά διαστήματα προσοχής των συμμετεχόντων είναι μικρότερα, όπως έχουμε παρατηρήσει. Οι άνθρωποι κουράζονται επίσης πιο γρήγορα. Για να παραθέσω τον Mies van der Rohe, «Το λιγότερο είναι περισσότερο» όταν είμαστε στο διαδίκτυο. Τα 90 λεπτά είναι πιθανώς ο μεγαλύτερος χρόνος που θέλετε να κρατήσει η συνεδρία. Εκτός από τις συντομότερες συνεδρίες, πρέπει να δημιουργήσετε διαλείμματα και χώρο για λίγη ξεκούραση, να τεντώνεστε και να πιείτε έναν καφέ. Παρατηρήστε πόσο πιο παραγωγικές είναι οι συνεδρίες σας όταν το κάνετε αυτό.

4. Συντονισμένες συνεδρίες

Έχουμε ήδη παρουσιάσει την ομάδα. Η συμφωνία σαφών ρόλων και ευθυνών είναι προφανώς το κλειδί για τη βελτιστοποίηση αυτών των πόρων. Και μπορείτε να συνδυάσετε τα πράγματα, περνώντας τη σκυτάλη από τον έναν στον άλλο για να δώσετε μια ποικιλία από φωνές και πρόσωπα. Μπορείτε επίσης να «παίξετε» με ένα συνδυασμό εργαλείων - δημοσκοπήσεις, ψηφοφορίες, κουίζ έτσι ώστε να διατηρήσετε ζωντανό το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων. Οι επισκέπτες-έκπληξη μπορούν επίσης να κρατήσουν την προσοχή των ανθρώπων και να κάνουν τη συνεδρίαση λίγο πιο διασκεδαστική.

«Ως συντονιστής, έχετε περιορισμένα εργαλεία για το συντονισμό της συνάντησης, νιώστε τι συμβαίνει και παρεμβαίνετε όταν είναι απαραίτητο - οπότε πρέπει να είστε κυρίαρχος του παιχνιδιού σας, να γνωρίζετε τι συμβαίνει και να παρεμβαίνετε εάν κάτι πάει στραβά. Έχοντας κάποιον που σας υποστηρίζει ως συντονιστή (με τεχνικά ζητήματα, διαχείριση της διαδικτυακής ψηφοφορίας, whiteboarding, κ.λπ.) κάνει πραγματικά τη διαφορά.»

Béla Kézy, TechRevolution,  Δίκτυο Μεταφοράς Καλής Πρακτικής.

5. Αξιοποιήστε πλήρως τα διαθέσιμα διαδικτυακά εργαλεία

Αναφέραμε κουίζ και δημοσκοπήσεις. Στην πραγματικότητα, υπάρχει μία μεγάλη «παιδική χαρά» γεμάτη με διαδικτυακά εργαλεία  για να «παίξετε», ενώ δεν πρέπει να ξεχνάμε τη νέα λειτουργικότητα που μας προσφέρουν. Μπορούμε να έχουμε το περιεχόμενο αμέσως και να καταγράψουμε τα πάντα. Μπορούμε επίσης να σχεδιάσουμε συνεδρίες που επιτρέπουν στους χρήστες να συνεισφέρουν όποτε τους βολεύει, αντί να είναι απαραίτητο να είναι όλοι διαθέσιμοι ταυτόχρονα. Αυτό που οι κομπιουτεράδες ονομάζουν ασύγχρονες συνεδρίες . Αυτά είναι μεγάλα πλεονεκτήματα!

Ο Οδηγός Υποδείξεων και Συμβουλών δοκιμάζει αυτά τα εργαλεία, υποδεικνύοντας πώς οι επαγγελματίες του URBACT μπορούν να τα εφαρμόσουν στη δουλειά τους. Στην αρχή, το εύρος των εργαλείων αυτών μπορεί να σας τρομάξει. Υπάρχουν οι πλατφόρμες MIRO, MURAL, KLAXOON και JAMBOARD και αυτές είναι μόνο για τους πίνακες.

Εάν δοκιμάσετε καθένα από αυτά, πιθανότατα θα βρείτε αυτό που σας κάνει να νιώθετε άνετα. Όλα αυτά τα προϊόντα σας επιτρέπουν να χρησιμοποιήσετε τις βασικές λειτουργίες δωρεάν. Η λογική του «έξυπνου χρήματος» λέει: «δοκιμάστε πριν αγοράσετε», επιτρέποντάς σας να βρείτε αυτό που σας ταιριάζει καλύτερα.

6. Μεγιστοποιήστε την οπτική υποβοήθηση

Το περιεχόμενο είναι βασικό είτε οι συνεδρίες σας είναι δια ζώσης είτε διαδικτυακές. Το URBACT υπογραμμίζει τη δύναμη της αποτελεσματικής αφήγησης και τη χρήση οπτικών εργαλείων για την αποτελεσματική μεταφορά μηνυμάτων και για την προσέλκυση κοινού. Αυτό ίσως είναι ακόμη πιο αληθινό στο διαδίκτυο από ό, τι στις δια ζώσης συναντήσεις. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επενδύσει σε καλές διαφάνειες, ισχυρές εικόνες και άλλα μη λεκτικά εργαλεία. Ίσως ακόμη καλό θα ήταν να έχετε και έναν εικονογράφο για τα γραφικά για να καταγράψετε τα βασικά σημεία.

7. Υποκινήστε τη συζήτηση

Οι έμπειροι συντονιστές είναι άνετοι με τις στιγμές ησυχίας στις δια ζώσης συναντήσεις και μάλιστα τις χρησιμοποιούν δημιουργικά. Ωστόσο, η σιωπή είναι πιο δύσκολο να διαχειριστεί σε διαδικτυακές συνεδρίες. Κατά καιρούς, τεχνικές δυσλειτουργίες ή μικρές παρεξηγήσεις μεταξύ των ομιλητών μπορεί να οδηγήσουν σε πτώσεις στη ροή της συνεδρίας.

Είναι πιο περίεργο όταν «στεγνώσει»| η συζήτηση. Παρόλο που έχουμε συμβουλεύσει να μην «υπερφορτώνεται» το περιεχόμενο, ο συντονιστής πρέπει να διασφαλίσει ότι υπάρχει συνέπεια τόσο στη ροή όσο και στη λογική αυτού. Επίσης, σκεφτείτε προσεκτικά τους αποτελεσματικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να συμβάλλετε - και πάλι, ίσως μέσω εικόνων, αντικειμένων και απροσδόκητων ενδείξεων.

Η εμπειρία έχει επίσης δείξει ότι παρόλο που αποθαρρύνουμε τη χρήση των μακροσκελών διαφανειών τουPowerPoint, κάποιο κείμενο ίσως είναι χρήσιμο στην υποστήριξη των συμμετεχόντων για να ακολουθήσουν το «νήμα» της συζήτησης - ειδικά εάν υπάρχουν ζητήματα όσον αφορά την ποιότητα του ήχου.

8. Διατηρήστε υψηλά τα επίπεδα προσοχής

Η διατήρηση προσοχής των συμμετεχόντων σε υψηλά επίπεδα κατά τη διάρκεια διαδικτυακών συναντήσεων είναι η κύρια πρόκληση για τους «συντονιστές» μας. Η παροχή απροσδόκητων στοιχείων κατά τη διάρκεια της συνεδρίας μπορεί να σας βοηθήσει. Παιχνιδιάρικες, σύντομες συνεδρίες για το «σπάσιμο του πάγου» και η ομαδική ενεργοποίηση μπορούν να καλλιεργήσουν μια φιλική και χαλαρή ατμόσφαιρα μεταξύ των συμμετεχόντων.

«Με τις διαδικτυακές συναντήσεις, η παρουσία των συμμετεχόντων μειώνεται σε μικρά εικονίδια, ενώ η ελκυστικότητα των συσκέψεων θα πρέπει να ενισχυθεί με αλλαγές στους συντονιστές, προσκεκλημένους-έκπληξη χρησιμοποιώντας φυσικά αντικείμενα όπως ένα χρονόμετρο σε επιπλέον παράθυρα.» (François Jegou, Επικεφαλής Εμπειρογνώμονας του Δικτύου Μεταφοράς Καλής Πρακτικής, BioCanteens).

http://www.strategicdesignscenarios.net/lab/2020/04/23/how-to-re-design-online-collaboration/ (Πώς να ξανασχεδιάσετε τη διαδικτυακή συνεργασία;) δημοσιεύθηκε από το Strategicdisgnscenario.net

9. Καταγράψτε τις συνεδρίες

Η διαδικτυακή συνάντηση προσφέρει την ευκαιρία να καταγράψετε τη συνεδρία, επιτρέποντας σε άλλους να την παρακολουθήσουν και να την ακούσουν αργότερα. Συχνά, είναι δύσκολο να παρακολουθήσετε ηχογραφημένες συναντήσεις στο σύνολό τους. Εάν έχετε την τεχνική υποστήριξη στο σπίτι σας, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα σύντομο βίντεο με τα καλύτερα στιγμιότυπα της συνεδρίασης.

10. Μοιραστείτε μια καρτ ποστάλ της διαδικτυακής εμπειρίας

Και γιατί να μην τραβήξετε ένα στιγμιότυπο οθόνης όλων των συμμετεχόντων, σε διαδικτυακή λειτουργία, ως ένας καλό τρόπο για να καταγράψετε τη στιγμή. Μοιραστείτε το στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να ενημερώσετε τον κόσμο ότι η δουλειά σας συνεχίζεται.

Τι υπάρχει στο «Κουτί Βοηθείας» του URBACT;

Τα εργαλεία έχουν σχεδιαστεί για να ικανοποιούν μια επείγουσα ανάγκη. Όμως, βασίζονται στη δύναμη του μυαλού, το ταλέντο και την εμπειρία της κοινότητας URBACT. Δύο από τους επικεφαλής εμπειρογνώμονες μας, οι Sandra Rainero και Ileana Toscano, παρήγαγαν τα βοηθήματα αυτά με την υποστήριξη πολλών συναδέλφων. Ήταν χαρά μου να συνεργαστώ μαζί τους σε αυτό.

Στον πυρήνα του υπάρχουν:  οι υποδείξεις και συμβουλές , το έγγραφο που διερευνά το πλαίσιο, παρέχει καθοδήγηση σχετικά με τα ψηφιακά εργαλεία και αναφέρεται στην ποικιλία των πλατφορμών που υπάρχουν. Επιπλέον, η ομάδα έχει δημιουργήσει άλλα προϊόντα για χρήση με ομάδες, όπως animation, slide deck και διαδικτυακά σεμινάρια.

Αν και απευθύνεται σε δίκτυα πόλεων και εταίρων-συμμετεχόντων του URBACT, το προαναφερόμενο, μπορεί να είναι ενδιαφέρον για άλλους που κάνουν τη μετάβασή τους στη διαδικτυακή εργασία. Σε τελική ανάλυση, ανεξάρτητα από το τι συμβαίνει, περισσότερη διαδικτυακή εργασία σημαίνει λιγότερα ταξίδια, λιγότερες εκπομπές διοξειδίου του άνθρακα και έναν πιο ευτυχισμένο πλανήτη. Ποιος θα μπορούσε να διαφωνήσει με αυτό;