Voer de 'facilitar' in: URBACT's gids voor online facilitatie

De URBACT-middelen bevatten:

• een 'Hints and Tips'-document, dat een leidraad biedt voor digitale hulpmiddelen en verwijst naar de verschillende platformen;
• een YouTube-playlist met een animatie over virtuele facilitatie, 10 tips voor online vergaderingen en een webinar over online facilitatie.

Welkom bij het online leven: hier doen ze het anders.

Als je leven ineens vol zit met online vergaderingen, zul je grote verschillen hebben opgemerkt met wat je gewend bent. De aandacht van de mensen is korter, spontaniteit en improvisatie zijn moeilijker. en lichaamstaal lezen is onmogelijk. Zonder camera weet je zelfs niet of je collega's er nog zijn of niet.

Tegen deze achtergrond blijven URBACT-netwerken functioneren. Transnationale netwerken hebben snel nieuwe manieren ontworpen om hun samenwerking voort te zetten, met behulp van online platforms en tools. Binnen steden experimenteren URBACT-partners met manieren om het momentum en de betrokkenheid van belanghebbenden te behouden.

Dit is allemaal heel fluïde, omdat we nieuwe manieren leren om sessies te ontwerpen en te faciliteren. De faciliterende rol verschuift. Facilitator? Avatar? Maak kennis met de 'facilitar'.

Voor ons allemaal is dit een enorme leercurve geweest. Misschien is 'learning cliff' een betere omschrijving. Sommigen zijn beter in staat om door deze overgang te navigeren dan anderen. Een goede infrastructuur is bijvoorbeeld een fundamentele factor, een andere is de houding; hoe comfortabel neem je risico's en experimenteer je in het openbaar? En natuurlijk speelt technische competentie een rol, ondanks dat de IT-verkopers de nadruk leggen op het intuïtieve karakter van hun producten.

Als je niet al bang was, kan het je over de streep trekken om een eerste set van online evenementen te moeten ontwerpen.

Om u hierbij te helpen, heeft URBACT haar top 10 tips voor het faciliteren van online vergaderingen uiteengezet.

Top 10 tips voor online faciliteren

1. Gerichte vergaderingen en evenementen

Duidelijke doelstellingen zorgen altijd voor betere evenementen. Dit is vooral zo online, wanneer de aandachtsspanne korter is. Wees bij het ontwerpen van sessies streng voor de inhoud. Tenzij het direct verband houdt met de doelstellingen, mag het naar de prullenbak.

2. Ontwerp een goed georganiseerde agenda - met een duidelijk tijdsplan.

Ja, het ligt voor de hand, maar je hebt twee agenda's nodig: een operationele voor jou en het team (we komen eraan); en een andere voor de deelnemers. En hoe goed je ook bent als facilitator, je hebt hulp nodig met online sessies. Vertrouw ons! In feite heb je idealiter een team van drie personen: iemand die de facilitatie leidt; een collega die controleert wat er in de marge gebeurt (Chatbox, V&A-ruimte etc.) en een 'tech whizz' die kan helpen als het mis gaat. Zoals vaak gebeurt...

3. Kortere timing - met ruimte om te ademen

Velen van ons hebben in eerste instantie de fout gemaakt om dezelfde sessieduur in de online setting te houden. Dat duurde niet lang! Aandachtsspanningen zijn korter, zoals we hebben opgemerkt. Mensen worden ook sneller moe. Om Mies van der Rohe te citeren: "Minder is meer" als we online zijn. 90 minuten is waarschijnlijk het langste dat je wilt bezig zijn.

Naast kortere sessies moet je ook pauzes inbouwen en ruimte voor mensen om te ademen, te stretchen en een koffie te pakken. Kijk hoe productief uw sessies zijn als u dit doet.

4. ‘Co-facilitated’ sessies

We hebben het team al voorgesteld. Het afspreken van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden is de sleutel tot het optimaliseren van deze middelen. Je kunt ook zaken door elkaar halen, waarbij je rollen kunt ruilen om een verscheidenheid aan stemmen en personeel te geven. Je kunt ook spelen met een mix van tools - polls, stemmen, quizzen... om de dingen fris te houden. Bovendien kunnen verrassende bijkomende gasten de aandacht van de mensen vasthouden en de pret verhogen.

"Als facilitator heb je beperkte tools om de vergadering te coördineren, de vibe te voelen en in te grijpen als dat nodig is - je moet dus bovenop je spel zitten, je bewust zijn van wat er gebeurt, en ingrijpen als er iets misgaat. Iemand hebben die je ondersteunt als facilitator (met technische problemen, het beheren van de online stemming, whiteboarding, etc.) maakt echt een wereld van verschil", Béla Kézy, TechRevolution Transfer Network.

 5. Maak optimaal gebruik van de beschikbare online tools

We hadden het over quizzen en polls. In feite is er een eindeloze zandbak van online tools om mee te spelen. En laten we de nieuwe functionaliteit die ze ons geven niet vergeten. We kunnen inhoud direct vastleggen en alles opnemen voor later. We kunnen ook sessies ontwerpen die mensen in staat stellen om erbij te komen wanneer het hen uitkomt, in plaats van dat iedereen tegelijk aanwezig moet zijn. De tecchies noemen dit ‘asynchroon’. Dat zijn grote pluspunten!

Onze 'Hints and Tips'-document geven tips over hoe URBACT-medewerkers deze tools kunnen toepassen in hun werk. In het begin kan een scala aan hulpmiddelen intimiderend zijn. Er is MIRO, MURAL, KLAXOON en JAMBOARD en dat zijn nog enkel de whiteboards.

Als je in elk daarvan duikt, vind je er waarschijnlijk een waar je je thuis bij voelt. De basisfunctie van al deze producten zijn gratis te gebruiken. Slimme gebruikers zeggen 'probeer het voor je koopt', zodat je eventueel kan betalen voor het product dat het beste voor je werkt.

6. Maximaliseer visuele facilitering

De inhoud is koning, of uw sessies nu face to face of online zijn. URBACT onderstreept de kracht van effectieve storytelling en het gebruik van visuele tools om boodschappen effectief over te brengen en het publiek te betrekken. Dit is misschien nog wel meer online dan in een face-to-face omgeving. Zorg ervoor dat u investeert in goede diadecks, krachtige beelden en andere non-verbale tools. Misschien kunt u zelfs een grafische illustrator aan boord krijgen om de belangrijkste punten vast te leggen.

7. Stimuleer de discussie

Ervaren begeleiders voelen zich op hun gemak bij stille momenten in fysieke ontmoetingen en maken er goed gebruik van. Stilte is echter moeilijker te managen in online sessies. Soms kunnen technische storingen of kleine misverstanden tussen de sprekers leiden tot blunders in de gespreksflow.

Het is onhandig als de discussie opdroogt. Hoewel we hebben geadviseerd om de inhoud niet te 'overpacken', moet de facilitator er wel voor zorgen dat de flow en de logica coherent zijn. Denk ook goed na over effectieve manieren om het gesprek in leven te houden - alweer door middel van beelden, objecten en onverwachte aanwijzingen.

De ervaring heeft ook geleerd dat, hoewel we PowerPoint-dia’s met veel tekst ontmoedigen, sommige tekst nuttig is om de deelnemers te ondersteunen bij het volgen van de draad - vooral als er problemen zijn met de geluidskwaliteit.

8. Houd de aandacht hoog

De belangrijkste uitdaging voor onze 'facilitars' is om de aandacht van de deelnemers hoog te houden tijdens online vergaderingen. Het leveren van onverwachte elementen tijdens de sessie kan hierbij helpen. Speelse korte sessies voor ijsbrekers en ‘group energizers’ kunnen een vriendelijke en ontspannen sfeer onder de deelnemers bevorderen.

"Bij online vergaderingen wordt de aanwezigheid van de deelnemers gereduceerd tot miniatuurspreekkoppen. De aantrekkelijkheid van de vergaderingen moet worden vergroot door middel van het veranderen van de moderator, het verrassen van de gasten, met behulp van fysieke objecten zoals een timer" (François Jegou, Lead Expert, BioCanteens; Hoe herontwerp je online samenwerking?, gepubliceerd door Strategicdisgnscenario.net).

9. Opnamesessies

De online vergadering biedt de mogelijkheid om de sessie op te nemen, zodat anderen later kunnen kijken en luisteren. Vaak is het moeilijk om opgenomen vergaderingen in hun geheel te bekijken. Als je de technische capaciteit in huis hebt, denk dan eens na over het produceren van een korte montage met highlights van de sessie.

10. Deel een ansichtkaart van de online ervaring

En waarom niet een screenshot van de deelnemers? , in de online modus, als een goede manier om het moment vast te leggen. Deel deze op sociale media om de wereld te laten weten dat je werk doorgaat.

Wat zit er in de URBACT resource box?

De tools zijn ontworpen om tegemoet te komen aan een dringende behoefte. Ze putten uit de denkkracht, het talent en de ervaring van onze URBACT-community. Twee van onze Lead Experts, Sandra Rainero en Ileana Toscano, hebben deze middelen geproduceerd met de steun van vele collega's. Het is mij een genoegen geweest om met hen samen te werken.

De kern ervan is het ‘Hints and Tips’-document dat de context verkent, richtlijnen geeft over digitale tools en verwijst naar het scala aan platformen. Daarnaast heeft het team ook andere producten gemaakt voor gebruik met groepen, zoals een animatie, een slide deck en een webinar.

Hoewel gericht op URBACT stadsnetwerken en deelnemers, kan het ook interessant zijn voor anderen die de overstap naar online werken maken. Immers, wat er ook gebeurt, meer online werken betekent minder reizen, minder koolstof en een gelukkiger planeet. Wie kan het daar niet mee eens zijn?

Article by Eddy Adams